根据年会工作进展及工作安排，邀请参加中科协第十二届学术年会的兄弟省市科协已由原来只包含30个省、市、自治区（不含天津市）扩大至包含15个副省级城市（哈尔滨、长春、沈阳、大连、济南、青岛、南京、杭州、宁波、厦门、广州、深圳、武汉、成都、西安 ）。所有的与会通知及参会人员回执已于2010年9月19日上午用快件的形式寄送给对方科协的办公室主任或学会部长。

接待五组在寄送材料的过程中，始终坚持认真负责的原则，对于每个寄送对象，都事先与对方电话联系，确认通讯地址和联系方式有无变动后才将材料寄送出去，确保了寄送的及时、准确和高效。